En ciertos sectores, una parte importante del trabajo diario sigue dependiendo de una tarea aparentemente sencilla: leer documentos y trasladar su información a los sistemas corporativos. Facturas, contratos, albaranes, formularios, expedientes, documentos de identidad o justificantes llegan en distintos formatos, por diferentes canales y con estructuras que no siempre son homogéneas.
Alguien tiene que abrirlos, identificar qué contienen, localizar los datos necesarios, comprobarlos e introducirlos en una aplicación. El problema no es solo el tiempo que consume esta actividad, sino todo lo que sucede alrededor.
Un documento digital no es lo mismo que un proceso digital
Una organización puede haber eliminado prácticamente todo el papel y seguir manteniendo procesos profundamente manuales. Recibir una factura digital en PDF no significa que su contenido pueda incorporarse automáticamente al sistema financiero. Disponer de un expediente electrónico tampoco garantiza que la información necesaria para tramitarlo esté disponible como datos estructurados.
Digitalizar documentos fue un primer paso. La fase siguiente consiste en conseguir que la información que contienen pueda utilizarse sin intervención manual en cada etapa. Esta diferencia tiene consecuencias directas sobre la eficiencia de los procesos.
El verdadero coste está en lo que no vemos
Cuando analizamos el procesamiento documental, nos fijamos en el tiempo necesario para introducir los datos, pero existen otros costes menos evidentes:
- Errores y correcciones: un importe mal transcrito, una referencia incorrecta o un dato incompleto pueden generar incidencias que requieren nuevas verificaciones.
- Tiempos de espera: los documentos se acumulan hasta que alguien puede revisarlos, ralentizando procesos posteriores.
- Falta de escalabilidad: cuando aumenta el volumen documental, también crece la necesidad de dedicar recursos a su tratamiento.
- Información desaprovechada: datos valiosos permanecen en documentos que los sistemas corporativos no pueden explotar directamente.
- Dependencia de tareas repetitivas: profesionales cualificados dedican parte de su jornada a actividades que aportan poco valor diferencial.
Por separado, cada uno de estos problemas puede parecer asumible. En conjunto, son un obstáculo importante para la eficiencia operativa.
Por qué el OCR ya no es suficiente
Durante años, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ha permitido convertir imágenes y documentos escaneados en texto. Es una tecnología útil, pero reconocer caracteres no equivale a comprender un documento.
Un sistema puede identificar correctamente un número y, sin embargo, no saber si corresponde a un importe, una fecha, una referencia contractual o un identificador fiscal. Incluso cuando consigue extraer la información adecuada, queda una cuestión fundamental: ¿podemos confiar en ella?
En un proceso empresarial, un dato incorrecto puede resultar más costoso que un dato que todavía no se ha procesado. Por eso, el desafío es ir más allá de la lectura de documentos mediante IA: se requiere interpretar, contrastar y validar la información antes de incorporarla a los procesos de negocio.
Del reconocimiento al procesamiento documental inteligente
El Intelligent Document Processing (IDP) representa una evolución importante en la automatización documental. Combina tecnologías de reconocimiento, IA y validación para transformar documentos de diferentes formatos en información estructurada.
Un proceso de este tipo puede comprender varias etapas:
- Identificar automáticamente el tipo de documento recibido.
- Extraer los campos y datos relevantes.
- Interpretar la información en función del contexto.
- Contrastar y validar los resultados mediante diferentes técnicas y reglas de negocio.
- Integrar los datos obtenidos en las aplicaciones corporativas.
El objetivo no es reservar la intervención humana para aquellas situaciones en las que realmente aporta valor: resolver excepciones, supervisar resultados y tomar decisiones.
KLIA cai: documentos que trabajan
En LAUDE hemos desarrollado KLIA cai, una plataforma de procesamiento documental inteligente, para resolver esta problemática. KLIA cai combina tecnologías de OCR e ICR, modelos de IA y mecanismos de conciliación y validación para convertir documentación en datos estructurados, fiables y preparados para integrarse en los sistemas existentes.
Una de sus características diferenciales es que no depende de una única tecnología para obtener el resultado. Las distintas técnicas se complementan y sus resultados se contrastan campo a campo. Además, pueden aplicarse validaciones específicas sobre identificadores fiscales, datos bancarios u otras reglas propias de cada proceso en cada organización.
La plataforma también permite incorporar nuevas tipologías documentales a partir de pocos ejemplos, sin necesidad de reentrenar modelos completos. Además, cuando los requisitos de seguridad o privacidad lo exigen, el procesamiento puede ejecutarse íntegramente dentro de la infraestructura de la organización, sin enviar los documentos a servicios externos.
Todo ello con un principio fundamental: la información debe llegar a los sistemas donde se necesita, no quedarse aislada en otra herramienta.
¿Dónde aporta valor?
Las aplicaciones son numerosas y abarcan distintos sectores y áreas.
- En finanzas y administración, permite automatizar la extracción y validación de información de facturas, justificantes y documentación contable.
- En logística y operaciones, puede facilitar el tratamiento de albaranes, documentos de transporte y referencias asociadas a pedidos.
- En seguros y servicios financieros, ayuda a estructurar información procedente de formularios, acreditaciones y expedientes.
- En recursos humanos, puede agilizar el tratamiento de documentación laboral y administrativa.
Y en cualquier organización que gestione grandes volúmenes de documentos heterogéneos, puede reducir tareas repetitivas y facilitar la incorporación de información a sus procesos digitales.
La clave está en cómo obtengo los datos
Ya no importa el volumen de documentos procesados, sino cuánto esfuerzo necesita mi organización para convertir esos documentos en información útil.
La IA ofrece nuevas posibilidades para hacerlo, pero la tecnología por sí sola no resuelve el problema. Se necesitan procesos que contemplen la fiabilidad del dato, las excepciones, la seguridad y la integración con los sistemas existentes.
El verdadero avance es conseguir que el dato fluya, de forma fiable, desde el documento hasta el proceso de mi negocio que lo necesita.
¿Cuánto trabajo manual sigue existiendo detrás de tus procesos documentales?
Descubre cómo KLIA cai puede ayudarte a transformar tus documentos en información preparada para trabajar.
